Главная цель постановки управленческого учета - получение актуальной и достоверной информации о состоянии различных процессов предприятия, используемой руководителями различных уровней для принятия управленческих решений. Данные управленческого учета используют для решения двух основных задач:

1) подготовка отчетности (различные виды сводок, отчетов по исполнению планов и бюджетов) для руководителей;

2)аналитическая работа в рамках утвержденных управленческих политик (например, анализ себестоимости производства и реализации продукции / услуг, сравнительный анализ экономической эффективности деятельности дочерних организаций, направлений бизнеса и пр.).

Вопросы организации и постановки управленческого учета мы рассмотрим применительно к задаче формирования управленческой отчетности, поскольку аналитическая работа практически всегда базируется на данных этой отчетности.

Прежде всего хотелось бы остановиться на одном весьма распространенном недостатке, присущем системам бюджетного управления холдингами. Состав системы планов и бюджетов для дочерних предприятий, форматы этих документов, а также методики их формирования задаются головной / управляющей компанией холдинга. В качестве базовой берется система бюджетного управления наиболее продвинутого (или самого крупного) дочернего предприятия. При незначительной автоматизации обмен информацией между головной компанией и дочерними организациями осуществляется на базе Excel, что предполагает «жесткий», неизменный формат документов. В результате головная компания оказывается перегруженной детализированной избыточной информацией дочерних организаций, в то время как на уровне самих дочерних организаций состав информации базовой системы бюджетного управления является недостаточным для эффективного управления именно этим предприятием с учетом специфики его деятельности. При этом чем больше различаются направления деятельности дочерних предприятий (например, научно-исследовательские работы, опытно-конструкторские разработки, производство продукции, оказание услуг, логистика, торгово-закупочная деятельность и пр.), тем большие неудобства создает подход, предусматривающий использование базовой системы.

Систему корпоративного бюджетного управления и управленческого учета необходимо создавать, помня о различиях целей и задач, стоящих перед управляющей компанией и ее дочерними предприятиями .

Основные цели и задачи управляющей компании:

■перспективное планирование развития бизнес-сегментов как в целом, так и по каждому дочернему предприятию;

■обеспечение требуемого уровня экономических показателей деятельности как в целом по

холдингу, так и по каждому бизнес-сегменту и дочернему предприятию;

■управление имуществом и инвестиционное развитие дочерних предприятий;

■проведение единой политики во всех сферах управления дочерними предприятиями.

Основные цели и задачи дочернего предприятия:

■выполнение всего комплекса задач, поставленных управляющей компанией;

■реализация потребителям из соответствующих сегментов рынка требуемого объема и номенклатуры продукции / услуг;

■обеспечение требуемого уровня экономических показателей деятельности.

Как следует из названия, в рамках управленческого учета осуществляется сбор и хранение первичной информации о результатах процессов или их элементов (подпроцессов, операций), которая преобразуется в соответствующую отчетную информацию с целью ее дальнейшего использования руководителями для принятия управленческих решений.

Таким образом, на уровне управляющей компании система управленческого учета как таковая отсутствует - отчетная информация поступает в необходимых форматах от дочерних предприятий, однако на каждом дочернем предприятии должна быть собственная система управленческого учета, обеспечивающая руководителей различных уровней необходимой информацией, но разрабатываемая по единым правилам, определенным управляющей компанией.

БЮДЖЕТНАЯ СТРУКТУРА ХОЛДИНГА

Для целей управления и анализа экономической эффективности деятельности автор предлагает группировать бюджеты по уровням управления следующим образом:

■уровень 1 - консолидированные бюджеты холдинга;

■уровень 2 - фрагменты бюджетов дочерних предприятий, консолидированные по продуктовым

(бизнес-сегментам) или функциональным направлениям;

■уровень 3 - бюджеты управляющей компании как юридического лица;

■уровень 4 - бюджеты дочерних предприятий в двух форматах: калькуляционном, едином для всех дочерних предприятий (передают в управляющую компанию), и процессном, индивидуальном для каждого дочернего предприятия (используют для внутреннего управления);

■уровень 5 - бюджеты по внутренним направлениям деятельности дочерних предприятий;

■уровень 6 - бюджеты подразделений дочерних предприятий.

Состав и форматы бюджетов пятого и шестого уровней управляющей компанией не регламентируются и определяются дочерними предприятиями.

Горизонты планирования:

■перспективный с годовой разбивкой - три-пять лет (бюджеты первого и второго уровня);

■годовой с помесячной разбивкой (бюджеты первого - четвертого уровней);

■месячный (бюджеты третьего - шестого уровней).

Показатели перспективных и годовых бюджетов первого - четвертого уровней в обязательном порядке должны интегрироваться в систему ключевых показателей деятельности дочерних предприятий, а далее - в сбалансированную систему показателей холдинга.

Все бюджеты должны формироваться с соблюдением следующих правил.

1.Сфера ответственности руководителя определяет круг стоящих перед ним задач / принимаемых решений и, следовательно, состав и форматы предоставляемых ему бюджетов (фрагментов бюджетов более высокого уровня). Направляемая руководителю информация не должна быть избыточной, иерархия принятия решений обуславливает необходимость разработки индивидуальных форм документов для руководителя каждого уровня управления: укрупненные показатели для верхних уровней, детализированные - для нижних.

2.Должна существовать возможность количественного измерения показателей по каждой статье любого бюджета.

3.Детализация бюджетов нижних уровней определяется только решаемыми задачами. Форматы бюджетов должны обеспечивать однозначный переход от бюджетов верхнего уровня к бюджетам нижнего уровня и обратно.

ВЗАИМОСВЯЗЬ СТАТЕЙ БЮДЖЕТОВ, СТАТЕЙ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА И УЧЕТНЫХ ОПЕРАЦИЙ

Объектом управленческого учета является учетная операция - событие нижнего уровня, вызывающее изменение, перемещение, потребление или воспроизводство того или иного ресурса или группы ресурсов.

Учетные операции делятся на:

■производственные / хозяйственные, связанные с потреблением и воспроизводством ресурсов, в том числе приводящие к изменению их складских запасов;

■логистические, связанные с движением товарно-материальных ценностей, приводящие к изменению складских запасов ресурсов и дебиторско-кредиторских обязательств;

■финансовые, связанные с поступлениями или платежами денежных средств, приводящие к изменению размеров денежных средств и дебиторско-кредиторских обязательств.

Между производственно-логистическими и сопровождающими их финансовыми операциями существует определенный временной лаг. Так, оприходование товарно-материальных ценностей (ТМЦ) при условии отсрочки платежа (логистическая операция)означает возникновение кредиторской задолженности (финансовая операция) с последующим ее погашением (финансовая операция).

Учетные операции можно подразделить на независимые и связанные. Во втором случае операция-причина вызывает одну или несколько операций-следствий. Например, изготовление продукции (производственная операция-причина) вызывает списание ТМЦ (логистическая операция-следствие); приход на склад партии ТМЦ (логистическая операция-причина) вызывает изменение дебиторско-кредиторских обязательств (финансовая операция-следствие).

Статья управленческого учета - показатель бюджета самого нижнего уровня, по которому осуществляется планирование и учет операций одного типа. Статья не может быть детальнее характеристик учетной операции, определяемых справочниками управленческого учета, в первую очередь связанных с ней доходов, расходов, поступлений или платежей денежных средств.

Перечень статей управленческого учета определяется информацией, необходимой руководителям подразделений нижнего уровня для принятия решений, связанных с потреблением, переработкой и воспроизводством ресурсов в рамках установленных для них бюджетов и смет. Статьи управленческого учета используются либо в справках для руководителей нижних уровней управления, либо в бюджетах пятого и шестого уровней.

Поскольку статьи - это составные части бюджетов, разработка перечня статей должна предшествовать разработке форматов бюджетов. Перечень статей управленческого учета определяется в первую очередь информацией, необходимой менеджерам различных функциональных направлений и уровней.

Группа статей управленческого учета является статьей (строкой) бюджета среднего или верхнего уровня. Группы статей используют при формировании статей бюджетов первого - четвертого уровней (см. рисунок).

ПОСТАНОВКА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА И ОТЧЕТНОСТИ

Постановка управленческого учета в идеале должна включать следующие шаги: 1)определение перечня задач управления для каждого руководителя по функциональным направлениям и уровням иерархии;

2)определение состава информации, необходимой для решения каждой задачи;

3)разработка справочников управленческого учета;

4)разработка форм и регламентов получения управленческой отчетности для каждой задачи управления;

5)определение перечня учетных операций и их взаимная увязка;

6)определение характеристик для каждой учетной операции, что в дальнейшем позволит получить весь спектр управленческих отчетов;

7)разработка алгоритмов преобразования данных управленческого учета в формы управленческой отчетности;

8)организация сбора первичной информации;

9)разработка принципов увязки данных управленческого учета с данными бухгалтерского учета.

СПРАВОЧНИКИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

Система управленческого учета базируется на корпоративной системе справочников, обеспечивающей формирование статей управленческого учета в бюджетах первого - четвертого уровней. Для формирования статей управленческого учета в бюджетах пятого и шестого уровней ряд позиций корпоративных справочников, как правило, дополняется их детализированными расшифровками - индивидуальными справочниками управленческого учета дочерних предприятий. Все справочники имеют древовидную иерархическую структуру, с помощью которой однородные (объединенные каким-либо признаком) учетные операции группируются в необходимую статью управленческого учета.

На первом этапе постановки управленческого учета при обмене информацией между управляющей компанией и дочерними предприятиями в формате Excel целесообразно кодифицировать элементы справочников, чтобы в дальнейшем использовать эти коды при создании документов.

Принцип построения системы справочников управленческого учета. Как было указано выше, объектом управленческого учета является учетная операция - событие нижнего уровня, вызывающее изменение, перемещение, потребление или воспроизводство того или иного ресурса или группы ресурсов. Перечень учетных операций и их характеристик определяется перечнем задач управления. Глубина детализации учета должна быть экономически обоснованной: затраты на разработку и последующую эксплуатацию учетной системы не должны превышать выгод от использования результатов ее работы при принятии управленческих решений. Согласно правилу Парето, 20% возможных статей учета дают 80% полезной информации для управления, поэтому задача разработчика не заложить в учетную систему все что можно, а описать основные показатели, влияющие на качество принимаемых решений .

Каждая учетная операция описывается перечнем характеристик, идентифицирующих именно ее. Примеры характеристик операций различного типа представлены в табл. 1.

Анализ совокупности характеристик учетных операций различного типа позволяет предложить следующий состав корпоративных справочников управленческого учета (табл. 2-8).

Внутренняя кодификация договоров используется в первую очередь как одна из характеристик производственных и финансовых операций (табл. 9).

Все процессы, представленные в СК2, складываются из набора учетных операций, являющихся их детализацией. Перечень учетных операций разрабатывается в первую очередь для формирования бюджетов пятого и шестого уровней и специфичен для каждого дочернего предприятия. Примеры справочников производственных, логистических и финансовых операций представлены ниже (табл. 10-12).

Примеры описания учетных операций посредством характеристик из справочников СК1 - СК7 представлены в табл. 13-15.

С учетом специфики деятельности предприятия перечень справочников может дополняться, например, справочником бухгалтерских счетов для обеспечения связи с бухгалтерским учетом, справочником собственных инвестиционных проектов и пр.

Наличие системы справочников, характеристик хозяйственных операций, форматов необходимой управленческой отчетности и соответствующих методик позволяет разработать алгоритмы автоматизированного преобразования информации управленческого учета в информацию для заполнения форм управленческой отчетности, а дальнейшая группировка по кодам справочников-кодификаторов позволяет формировать отчетные данные в любых заданных разрезах для руководителей любых уровней управления.

Справочники бухгалтерского и налогового учета должны быть логическим продолжением справочников-кодификаторов управленческого учета, в связи с чем постановка управленческого учета может потребовать переработки аналитик бухгалтерского и налогового учета. Следует отметить, что в ряде случаев полноценное внедрение управленческого учета может быть затруднено по причине недостаточности количества аналитик используемой автоматизированной системы бухгалтерского учета.

ЛИТЕРАТУРА

1.Дорохова С.И. Метод формирования организационной структуры управления, распределения полномочий и ответственности между управляющей компанией и дочерними организациями сферы услуг // Сборник научных трудов 13-й Международной научно-практической конференции «Экономика, экология и общество России в 21-м столетии». - СПб.: Политехнический университет, 2011.

2.Дорохова С.И. Разработка методов бюджетного управления для машиностроительных холдингов на базе современных информационных технологий: Дис. канд. экон. наук. - М., 2012.

3.Дорохова С.И., Иозайтис В.С., Лепин В.В. Формирование нормативной базы бюджетного управления // Управленческий учет и финансы. - 2006. - №2(6).

4.Иозайтис В.С. Методологические вопросы постановки управленческого учета и формирования управленческой отчетности // Управленческий учет и финансы. - 2009. - №2(18).

5.Иозайтис В.С. Бюджетное управление финансово-экономической деятельностью на основе современных информационных технологий на авиационных предприятиях: теория и практика / В.С. Иозайтис, А.В. Дегтярев, В.А. Вдовин, С.И. Дорохова. - М.: МАИ, 2010.

Дорохова Светлана Ивановна - к. э. н., консультант по бюджетному управлению (г. Москва)

Журнал УПРАВЛЕНИЕ КОРПОРАТИВНЫМИ ФИНАНСАМИ ■ 03(57)2013

1. Бухгалтерскийфинансовый и бухгалтерский управленческий учет: цели, концепция, сравнительнаяхарактеристика.

Финансовый учетохватывает информацию, которая не только используется для внутреннегоуправления, но и сообщается контрагентам, т.е. сторонним пользователям.Финансовый учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации иобобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствахорганизаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учетавсех хозяйственных операций.

Управленческий учетохватывает все виды учетной информации, используемой для управления в пределахсамой фирмы. Частью общей сферы управленческого учета является производственныйучет, под которым обычно понимают учет затрат на производство продукции ианализ экономии или перерасхода по сравнению с предыдущими периодами, нормами,сметами, планом. Основной целью управленческого учета является обеспечениеинформацией менеджеров, ответственных за достижение конкретных производственныхпоказателей.

1. Основные потребителиинформации управления: Ф.у. – сторонние организации и лица; У.у – различныеуровни внутрифирменного управления.

2. Виды системыбухгалтерского учета: ф.у. – система счетов и двойной записи; у.у. – неограничен двойной записью, используется любая система.

3. Свобода выбора: ф.у. –обязательное следование общепринятым принципам бухгалтерского учета; у.у. – нетнорм и ограничений.

4. Используемыеизмерители: ф.у. – денежная единица по курсу, действовавшем в момент совершенияхозяйственной операции; у.у. – любая подходящая денежная или натуральнаяединица измерения.

5. Группировка затрат:ф.у. – по элементам затрат; у.у. – по статьям калькуляции.

6. Основной объект учета:ф.у. – хозяйственная деятельность предприятия воспринимается как единое целое;у.у. – внимание уделяется на центры ответственности - структурные подразделенияпредприятия.

7. Периодичностьсоставления отчетности: ф.у. – периодически, на регулярной основе; у.у. – помере надобности, не обязательно на регулярной основе.

8. Степень надежностиинформации: ф.у. – требуется объективность; у.у. – зависит от целейпланирования. При необходимости используются точные данные.

9. Степень открытостиинформации: ф.у. – финансовая отчетность на представляет коммерческой тайны,она является открытой, публичной; у.у. информация обычно является коммерческойтайной.

10. Обязательностьведения: ф.у. - строго обязателен; у.у. – не обязателен.

11. Цели ведения учета:ф.у. – составление финансовых документов для внешних пользователей, как толькофинансовая отчетность готова цель считается достигнутой; у.у. – обеспечениевнутрипроизводственного планирования, управления и контроля. Цель у.у. вовремени непрерывна, перманентна и достигается на короткий миг.

12. Базисная структура:ф.у. – строится на известном капитальном уравнении – Актив = Собственныйкапитал +Внешние обязательства; у.у. – структура информации зависит от запросовпользователей этой информации.

13. Методика расчетафинансовых результатов: ф.у. – две концепции: расчет прибыли как разности междувыручкой от реализации продукции (работ, услуг) и ее полной себестоимостью;прибыль рассчитывается как разность между выручкой от продажи продукции, еепроизводственной себестоимостью и периодическими расходами (сч.26).; у.у. – всоответствии с системой «директ-костинг» рассчитывается показательмаржинального дохода.

2. Себестоимостьпродукции и затрат производства. Состав затрат, учитываемых при налогообложенииприбыли, его правовая регламентация.

Все расходы предприятий,связанные с производственно-хозяйственной деятельностью, в практикепланирования, учета и анализа принято называть затратами на производство.Уровень затрат на изготовление отдельных видов и всей совокупности производимойпродукции характеризуют ее себестоимость.

Затраты группируются поместам возникновения (по производствам, цехам, участкам и т.д.), а также повидам продукции и расходов (по статьям калькуляции себестоимости продукции иэлементам).

В сельском хозяйствезатраты группируются по видам производств: затраты основного производства,затраты вспомогательных производств и хозяйств, затраты в промышленныхпроизводствах и хозяйствах, затраты в обслуживающих хозяйствах.

Основными производствамив сельском хозяйстве являются: растениеводство, животноводство, промышленноепроизводство и т.п.

К вспомогательнымпроизводствам относятся подразделения, которые заняты ремонтом основныхсредств, транспортировкой грузов, а также подразделения, обеспечивающиеосновные производства электроэнергией, водой, тарой и др.

Обслуживающие предприятияи хозяйства включают жилищно-коммунальные хозяйства; столовые, буфеты, детскиедошкольные учреждения; дома отдыха, учреждения культурно-бытового назначения.

Целью учета затрат напроизводство является своевременное, полное и достоверное определениефактических затрат на производство и сбыт продукции, исчисление фактическойсебестоимости отдельных видов, групп и всей продукции, а также контроль заиспользованием в производстве материальных и других ресурсов, денежных средств.

Данные о фактическихзатратах на производство используются для оценки и анализа выполнения бизнес-плана,получения результатов деятельности предприятий (прибыли и убытков), определенияфактической эффективности выполнения организационно-технических мероприятий поразвитию и совершенствованию производства и т.д. В связи с этим в учете затратна производство, а также при исчислении себестоимости продукции должно бытьобеспечено единство методики расчетов, группировок и распределения.

К объектам калькуляцииотносят отдельные изделия или группы изделий, полуфабрикаты, работы и услуги,себестоимость которых определяется в процессе учета производственных затрат. Поопределенным объектам калькуляции и ведется аналитический учет затрат напроизводство. Однако открывать аналитические счета разрешается не на каждыйобъект, а на их группу.

Для каждого объекта необходимоправильно выбрать калькуляционную единицу, в качестве которой применяют восновном натуральные (центнеры, кубометры, килограммы и др.) иусловно-натуральные единицы, исчисленные с помощью коэффициентов, например впереработке (тысяча условных банок консервов и др.) Калькуляционные единицымогут не совпадать с учетной натуральной единицей. Применение укрупненныхкалькуляционных единиц упрощает составление плановых и отчетных калькуляций.

В крупных и среднихсельскохозяйственных организациях для учета затрат на производство продукцииприменяют счета 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательныепроизводства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26«Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29«Обслуживающие производства и хозяйства». По дебету указанных счетовучитывают расходы, а по кредиту - выход продукции, работ, услуг. По окончаниикаждого месяца учтенные на собирательно-распределительных счетах (25«Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственныерасходы», 28 «Брак в производстве») затраты списывают на счетаосновного и вспомогательного производства.

С кредита счетов 20«Основное производство» и 23 «Вспомогательные производства ихозяйства» списывают фактическую себестоимость выпущенной продукции(работ, услуг). Сальдо этих счетов характеризует величину затрат нанезавершенное производство.

В малыхсельскохозяйственных организациях и фермерских хозяйствах для учета затрат напроизводство, используют, как правило, счета 20 «Основноепроизводство», 26 «Общехозяйственные расходы» или только счет 20«Основное производство».

3. Классификациязатрат производства. Методы учёта затрат и калькулирования себестоимостипродукции.

Расходы по обычным видамдеятельности группируют по месту их возникновения, видам продукции (работ,услуг) и видам расходов.

По месту возникновениярасходы группируют по производствам, бригадам, отделениям, фермам и другимструктурным подразделениям предприятия. Такая группировка затрат необходима дляорганизации внутрихозяйственного хозрасчета и определения производственнойсебестоимости продукции.

По видам продукции(работ, услуг) расходы группируются для исчисления их себестоимости.

Расходы организации напроизводство продукции складываются из следующих элементов:

Материальные затраты(за вычетом стоимости возвратных отходов);

Затраты на оплатутруда;

Отчисления насоциальные нужды;

Амортизация;

Прочие затраты(почтово-телеграфные, телефонные, командировочные и др.), которые, в своюочередь, формируют типовые статьи затрат в зависимости от отраслей и видов деятельностипредприятий и их подразделений.

Для сельскохозяйственныхорганизаций установлены следующие типовые статьи затрат:

3) удобрения минеральныеи органические;

4) средства защитырастений и животных;

6) сырье для переработки;

а) нефтепродукты;

б) амортизация (износ)основных средств;

в) ремонт основныхсредств;

8) работы и услуги;

9) организацияпроизводства и управления;

10) платежи по кредитам;

11) потери от падежаживотных;

12) прочие затраты.

Наосновании типовой номенклатуры статей затрат с учетом конкретных условийхозяйствования в сельскохозяйственных предприятиях для каждой отраслиформируется конкретная номенклатура статей затрат, которая позволяет болееточно группировать затраты и, как следствие, более правильно сформироватьсебестоимость по статьям затрат в зависимости от условий, в которых работаетсельскохозяйственная организация.

4. Учёт затрат и калькулирования себестоимости продукции растениеводства.

Растениеводство - особая отрасль в сельскомхозяйстве, отличающаяся сезонным характером работ. Производственные затратыосуществляются неравномерно и в разное время года. Выход продукции обусловленсроками созревания растений и происходит в период уборки урожая. От урожаяполучают основную и побочную продукцию (солому, полову, ботву и т.д.). Впроцессе производства параллельно осуществляются затраты под урожай текущегогода и под урожай будущих лет. Технологический процесс включает несколькоэтапов:

Подготовку к посеву(пахота, боронование, культивация т.д.);

Посев (посадка);

Уход за растениями;

Уборку урожая.

В растениеводственеизбежно постоянное наличие незавершенного производства. Все эти особенностинеобходимо учитывать при организации учета и исчислении себестоимостипродукции.

В аналитическом учетепроцесса производства в растениеводстве следует разграничивать учет затрат подурожай текущего года и под урожай будущих лет по видам выполняемых работ, покультурам, к возделыванию которых относятся затраты.

В связи с этим всеаналитические счета растениеводства можно объединить в следующие группы:

1) затраты,непосредственно связанные с процессом производства и подлежащие распределению всвязи с тем, что в момент совершения их невозможно отнести к затратам напроизводство конкретной культуры:

Орошение;

Осушение;

Известкование игипсование почв;

2) затраты на отдельныекультуры и группы культур (озимые зерновые, яровые зерновые, садоводство ит.д.);

3) затраты накормопроизводство (силосование, затраты на приготовление сенажа, затраты поприготовлению травяной муки и т.п.);

4) затраты, относящиеся кнезавершенному производству (посев озимых зерновых культур, подъем зяби, посевпод зиму овощных культур и пр.).

Объекты учета затрат напроизводство могут быть самые различные, метод учета затрат в основномпопроцессный.

Учет затрат напроизводство и выход продукции растениеводства ведется на активномкалькуляционном счете 20 «Основное производство», субсчет«Растениеводство» на аналитических счетах по следующим статьямзатрат:

1) оплата труда сотчислениями на социальные нужды;

2) семена и посадочныйматериал;

3) удобрения органическиеи минеральные;

4) средства защитырастений;

6) работы и услуги;

7) организацияпроизводства и управления;

8) платежи по кредитам;

9) прочие затраты.

При осуществлении затратна основании первичных и сводных документов дебетуется счет 20 «Основноепроизводство», субсчет «Растениеводство», и кредитуются счетасоответствующих затрат.

Готовая продукциярастениеводства, полученная в результате сбора урожая, приходуется в течениегода по плановой себестоимости на основании соответствующих первичных и сводныхдокументов с кредита счета 20 «Основное производство», субсчет«Растениеводство», на счета учета готовой продукции либо материальныхценностей.

Фактические затраты напроизводство продукции можно определить только в конце отчетного года послезакрытия счетов учета вспомогательных производств и хозяйств,общепроизводственных и общехозяйственных расходов, а также после определениязатрат по погибшим растениям, после распределения затрат по орошению,гипсованию, известкованию почв и т.д.

Закрытие счета 20«Основное производство», субсчет 1 «Растениеводство»,производится в конце отчетного периода и сводится к выведению калькуляционнойразницы и правильному списанию ее по назначению.

Перед закрытием счета 20«Основное производство», субсчет 1 «Растениеводство»,производится проверка:

1) разграничения затратпо годам и правильность отнесения на аналитические счета затрат прошлых лет;

2) правильности списаниязатрат по погибшим посевам;

3) выхода основной ипобочной продукции, стандартной и нестандартной продукции, используемых инеиспользуемых отходов.

Побочная продукция некалькулируется. Себестоимость соломы, ботвы, стеблей кукурузы, капустноголиста, и другой продукции определяют исходя их нормативов, установленных наоснове расходов на уборку, прессование, транспортировку, скирдование и другиеработы.

При исчислениисебестоимости продукции затраты на побочную продукцию вычитаются из общей суммырасходов на выращивание сельскохозяйственных культур.

После исчисленияфактической себестоимости определяют калькуляционную разницу (разность межуплановой и фактический себестоимостью), которую списывают методом «красноесторно» - при превышении плановой себестоимости над фактической(экономия), либо дополнительной записью - при превышении фактической себестоимостинад плановой (перерасход). Корректировка плановой себестоимости производитсябухгалтерской записью: кредит счета 20 «Основное производство»,субсчет 1 «Растениеводство», дебет счетов 10 «Материалы»,43 «Готовая продукция».

Сумма незавершенного производствав растениеводстве отражена в сальдо по счету 20 «Основноепроизводство», субсчет 1 «Растениеводство».

Для закрытия счетов всистеме агропромышленного комплекса применяется ведомость на закрытие счетовбухгалтерского учета (форма N 306-АПК). Эта ведомость является основной своднойформой на закрытие в конце года операционных счетов бухгалтерского учета.Особенностью данной формы является ее универсальный характер (ранее длязакрытия счетов применяли многочисленное количество частных форм).

В ведомости обязательнымиреквизитами являются следующие показатели: всего затрат по счету (субсчету),итого затрат за год, списано по кредиту счета в течение года, подлежитдополнительному списанию или сторнированию в конце года, выход продукции(выполненных работ, оказанных услуг) за отчетный год, приходится затрат дляраспределения на единицу продукции (работ, услуг) - коэффициент распределения.

В целях получения сводныхданных о затратах по культурам и подразделениям в хозяйствах ведутся лицевыесчета (производственные отчеты); из них данные о затратах, сгруппированные покультурам, переносятся в журнал-ордер N 10 с расшифровками в соответствующихразделах сводного лицевого отчета (форма N 83-АПК) и затем в Главную книгу.

5. Учёт затрат и калькулирования себестоимости продукции животноводства.

Животноводствопредставляет одну из основных отраслей сельскохозяйственного производства, вкоторой имеется ряд направлений: молочное и мясное скотоводство, свиноводство,овцеводство, птицеводство, коневодство, пчеловодство, звероводство, рыбоводствои др. Выход продукции здесь обусловлен специализацией отрасли.

Учет затрат и выходапродукции в животноводстве ведется на счете 20 «Основноепроизводство», субсчет 2 «Животноводство», на соответствующиханалитических счетах в разрезе следующих статей затрат:

1. Оплата труда сотчислениями на социальные нужды.

3. Средства защитыживотных.

5. Работы и услуги.

6. Организацияпроизводства и управления.

7. Платежи по кредитам.

8. Потери от падежаживотных.

9. Прочие затраты.

При осуществлении затратв животноводстве производятся бухгалтерские записи по дебету счета 20«Основное производство», субсчет 2 «Животноводство», скредита счетов соответствующих затрат.

В результате выращиванияживотных может быть получена как основная продукция (молоко, приплод, приростживой массы, яйца, шерсть, рои пчел, мед и т.д.), так и побочная (навоз,шерсть-линька, пух и т.п.). В течение отчетного периода основная продукцияприходуется в оценке по плановой себестоимости и оформляется бухгалтерскойзаписью с кредита счета 20 «Основное производство», субсчет 2«Животноводство».

В конце года плановаясебестоимость продукции доводится до фактической в результате исчисленияфактической себестоимости.

Побочная продукция(навоз) в течение года оценивается в сумме нормативных затрат на уборку. Прочаяпобочная продукция - шерсть-пух, пух, перо-линька, волос-сырец, яйцо миражное,мясо петушков яичных кур, забитых в суточном возрасте, рога, копыта и пр. - оценивается по цене возможной реализации.

После определенияфактической себестоимости выявленная калькуляционная разница списываетсяаналогично списанию калькуляционной разницы в растениеводстве.

При закрытии счета 20-2«Животноводство» нужно соблюдать следующую последовательностьзакрытия аналитических счетов:

1. По кормоцехам икормокухням. Затраты по ним распределяются пропорционально количествуприготовленных кормов для конкретных групп.

По молочному стаду имолодняку на откорме.

По переработке молока.

По молодняку КРС скотавсех возрастов и взрослым животным на откорме.

По свиноводству.

По птицеводству.

По овцеводству.

По забою скота.

По пчеловодству.

2. По рыбоводству.Источником данных для исчисления себестоимости продукции животноводстваявляется производственный отчет по животноводству или лицевой счетподразделения.

Основным регистром, вкотором группируются данные о затратах на животноводство в разрезе видовпродукции, является лицевой счет (производственный отчет), который состоит издвух разделов, в первом отражаются затраты на производство продукции, а вовтором - выход продукции. Данные впоследствии также заносят в журнал-ордер(форма N 10) и далее - в Главную книгу.

6. Учёт затрат и калькулирования себестоимости продукции промышленныхпроизводств сельскохозяйственных предприятий.

На многихсельскохозяйственных предприятиях появились различного рода промышленныепроизводства. Это производства по переработке сельхозпродукции, которые былисозданы для того, чтобы произведенная продукция, пройдя весь цикл, поступалапокупателю непосредственно от сельскохозяйственных товаропроизводителей.Множество предприятий обзавелись своими мельницами, линиями по переработкемолока, овощей, забойными пунктами и т.д. К категории промышленных производствна сельхозпредприятиях также относятся изготовление и заготовка строительныхматериалов, различного рода мастерские, добыча нерудных ископаемых (торф,известь и т.п.). Ведение такого рода деятельности позволяет предприятию болеерационально использовать свои ресурсы, особенно трудовые, и сглаживатьсезонность производства.

Для учета затрат напромышленное производство используют субсчет 3 «Промышленноепроизводство» счета 20 «Основное производство», по дебетукоторого отражают затраты промышленных производств, по кредиту - выходпродукции.

Принцип учета иформирования затрат промышленных производств тот же, что и при формированиизатрат на производство сельскохозяйственной продукции. При этом применяетсяследующая примерная номенклатура затрат:

1. Оплата труда с отчислениямина социальные нужды.

2. Сырье для переработки.

4. Работы и услуги.

5. Организацияпроизводства и управление.

6. Прочие затраты.

При сравнении саналогичной структурой затрат на производство сельскохозяйственной продукцииотличием является статья «Сырье для переработки», которая, какправило, включает в себя то, что при учете производства сельхозпродукцииявляется выходными параметрами. Остальные статьи затрат на производствопромышленной продукции идентичны статьям затрат на производство продукциисельского хозяйства.

Учет затрат на субсчете 3«Промышленное производство» счета 20 «Основноепроизводство» ведут по видам производств и статьям затрат. На каждоепроизводство (в некоторых случая, если это необходимо, на каждую фазупроизводства) открывают отдельный аналитический счет, которые в целом можносгруппировать следующим образом:

Переработка продукциирастениеводства;

Переработка продукцииживотноводства;

Прочие промышленныепроизводства.

Учет затрат впромышленных производствах оформляют следующими первичными документами:нарядами на сдельную работу (форма N 130 и 131-АПК), накладными (форма N264-АПК), лимитно-заборными ведомостями (форма N 261-АПК) и др. После обработкии группировки данные из первичных документов систематизируют в накопительнойведомости учета затрат (форма N 301-АПК), отчетах о движении материальныхценностей (форма N 265-АПК) и др. Информация о выходе готовой продукции изатратах сырья аккумулируется в отчете о переработке продукции (форма N180-АПК), в котором ежедневно отражается количество затраченного сырья всопоставлении с нормами и количеством полученной продукции.

Ежемесячно данные отчетово переработке продукции и других документов заносят в лицевые счета(производственные отчеты) подразделений, группируя по статьям затрат (в разд.I) и видов продукции (в разд. II) с отражением ежемесячных и нарастающихитогов. На основании данных лицевых счетов (производственных отчетов) делаютзаписи в журнал-ордер (форма N 10) по кредиту субсчета 3 «Промышленноепроизводство» счета 20 «Основное производство».

7. Учёт затрат вспомогательных производств в сельском хозяйстве.

Учет затратвспомогательных производств ведется на счете 23 «Вспомогательныепроизводства». К счету открываются следующие субсчета:

23-1 «Ремонтныемастерские». На данном субсчете учитываются затраты на содержаниемастерских по ремонту производственного оборудования, машин, техники, надзору заих состоянием, модернизацией, а также изготовлением необходимых запасных частейи комплектующих. Затраты на данном субсчете учитываются по статьям: оплататруда с отчислениями, запасные части и ремонтируемые объекты, содержаниеосновных средств, работы и услуги, цеховые расходы мастерских, прочие затраты.

23-2 «Ремонт зданийи сооружений». Здесь осуществляют учет затрат на проведенный хозяйственнымили подрядным способами капитальный ремонт зданий и сооружений. В затраты поданному субсчету включаются такие статьи, как оплата труда с отчислениями,материалы (строительно-ремонтные), услуги вспомогательных производств илисторонних организаций, прочие расходы.

23-3«Машинно-тракторный парк» аккумулирует затраты на ремонт, содержаниеи эксплуатацию тракторов всех видов. При этом учитываются следующие статьизатрат: оплата труда с отчислениями на социальные нужды, затраты на содержаниеосновных средств (нефтепродукты, износ, ремонт), работы и услуги, цеховыерасходы, прочие затраты.

23-4 «Автомобильныйтранспорт» включает затраты по содержанию и эксплуатации собственноголегкового и грузового автотранспорта. Статьи затрат по данному субсчетуследующие: оплата труда с отчислениями, нефтепродукты, затраты на содержаниеосновных средств, работы и услуги, цеховые расходы, прочие затраты.

23-5 «Энергетическиепроизводства (хозяйства)» учитывает затраты по содержанию и эксплуатациюэнергетических производств (хозяйств), вырабатывающих различного рода энергиюдля производственных нужд. К ним относят собственные электростанции, котельныеи т.д. Основные статьи затрат: оплата труда с отчислениями на социальные нужды,топливо и энергия, содержание основных средств, работы и услуги, прочиезатраты.

23-6«Водоснабжение». На этом субсчете учитывают затраты по содержанию иэксплуатации собственных скважин, водохранилищ, водопроводов, водозаборныхстанций и т.д., а также по получению воды от сторонних организаций. При этомсуществуют следующие статьи затрат: оплата труда с отчислениями, затраты насодержание основных средств, организация производства и управление, стоимостьработ и услуг, стоимость поступающей со стороны воды, прочие расходы.

23-7 «Гужевойтранспорт». Данный субсчет формирует информацию о затратах на содержание иобеспечение работы всех видов рабочего скота, за исключением поголовьямолодняка. Статьи затрат при этом могут быть следующими: оплата труда сотчислениями, средства защиты растений, корма, содержание основных средств,работы и услуги, прочие затраты.

Для учета вспомогательныхпроизводств, которые нельзя отнести ни к одному из вышеперечисленных субсчетов,используют субсчет 23-8 «Прочие производства».

Взависимости от направления услуг, производимых вспомогательными производствами,происходит списание этих услуг. Основная часть произведенных работ и услуг списываетсяна основное производство, так как задачей вспомогательных производств являетсяобеспечение основного производства необходимыми работами и услугами. Списаниепроизводится в течение года по плановой себестоимости определеннойкалькуляционной единицы. Для каждого из вспомогательных производств определенытакие калькуляционные единицы: для автотранспорта - тонно-километры, длягужевого транспорта - конедни, водоснабжение - куб. м воды и т.д.

8. Учет затрат в обслуживающих производствах и хозяйствах.

Учет в обслуживающихпроизводствах и хозяйствах призван точно и своевременно отражать затраты идоходы по каждому из объектов таких производств, обеспечивать необходимуюинформацию для контроля за соблюдением смет средств, отпущенных на организациюобслуживающих производств и хозяйств.

Структуру обслуживающихпроизводств можно проследить по субсчетам, которые рекомендованы Министерствомсельского хозяйства РФ к счету 29 «Обслуживающие производства ихозяйства»:

29-1«Жилищно-коммунальное хозяйство» - учитываются затраты на содержаниеобъектов ЖКХ, которое числится на балансе предприятия.

29-2 «Производствобытового обслуживания населения» - аккумулируются затраты на обеспечениефункционирования бытовых объектов, также находящихся на балансе предприятия.

29-3 «Предприятияобщественного питания» - включает затраты на содержание столовых, кафе идругих объектов общепита, а также на организацию питания на полевых станах вовремя массовых сезонных работ.

29-4 «Детскиедошкольные учреждения». К объектам, затраты на содержание которыхсобираются на данном субсчете, относятся детские сады и ясли, не переданные всвое время на баланс муниципальных органов и функционирующие за счетсельскохозяйственных предприятий.

29-5 «Учреждениякультурно-бытового назначения». Как правило, к таким объектам относятсяклубы, ДК, библиотеки и т.д.

29-6 «Прочиепроизводства и хозяйства» - относятся объекты, не подпадающие подпараметры предыдущих пяти субсчетов.

Учетбрака в сельскохозяйственном производстве, так же как и учет полуфабрикатов, - нетипичный участок для отрасли. Это связано с технологическими особенностямипроизводства. В сельскохозяйственных организациях брак может учитываться напромышленных производствах, во вспомогательных и обслуживающих производствах.

9. Учет расходов по организации производства и управлению.

Одним изосновных показателей работы хозяйства (организации) является себестоимостьвыпускаемой продукции (работ, услуг). Приступая к учёту операций связанных сформированием себестоимости выпускаемой продукции (работ, услуг), необходимоприменять основные положения структуры себестоимости как экономико-правовойкатегории. Хозяйственно-производственная деятельность на любом предприятиисвязана с потреблением природных, материальных и трудовых ресурсов. Для подсчетасуммы всех расходов предприятия их приводят к единому денежному показателю ввиде себестоимости. Принятию правильных и своевременных управленческих решенийспособствуют достоверные данные о затратах, количестве и качестве выращеннойпродукции, её фактической себестоимости. Поэтому аналитический учёт строитсятаким образом, чтобы обеспечить раздельный учёт затрат и выхода продукции понаправлениям, видам и технологическим группам культур (животных). Для принятияправильного решения при списании затрат на продукцию, работу, услугу следует:

1.Установитьвид деятельности (один из пяти), к которому относится данная хозяйственнаяоперация, поскольку от вида отрасли и вида деятельности зависит не толькосистема учета, но и набор видов затрат;

2.Проверитьпредусмотрено ли технологией получения продукции, выполнения работы илиоказания услуги расходование данного вида затрат;

3.Определитьк какому виду затрат согласно «Положения о составе затрат...»относится рассматриваемый вид затрат;

4.Уточнитьпри каких обстоятельствах, у кого и по какому документу приобретен (сырье,материалы), или возник (сторонняя услуга) данный вид затрат. Только послеоперативного, но тщательного поиска и получения правильных ответов напоставленные выше вопросы можно не сомневаться в правильности выполнениябухгалтерской записи по отнесению затрат за счет соответствующего источника.

Учетзатрат в основном производстве организуется путем сбора всех затрат в разрезе структурныхпроизводственных подразделений (бригад, ферм, цехов), за определенный временнойпериод (декада, месяц, год), раздельно по каждому виду продукции, работ, услугна сч.20 в Калькуляционных карточках в разрезе экономических элементов. Основойаналитического учёта затрат являются объекты учёта затрат. Это позволяетотслеживать истинное финансовое состояние предприятия задолго до полученияокончательных производственно-финансовых результатов, то есть применять такназываемый позаказный метод исчисления себестоимости. Оборот по Д-ту счета 20представляет собой полные затраты на производство за отчетный период (какпрямые, так и косвенные). Эти затраты не являются себестоимостью продукции. Насчете может быть входное дебетовое сальдо (незавершенное производство). С К-тасч.20 списываются только затраты, относящиеся к готовой продукции, с учетомзатрат, числившихся в незавершенном производстве на начало месяца. Если наконец отчетного периода часть изделий (работ) не закончена, то затраты,относящиеся к ним, остаются на счете 20 в виде дебетового сальдо наконецотчетного месяца (года). В зависимости от вида производства сальдо может и небыть. Если учет ведется без незавершенного производства, то вся сумма затрат заотчетный период составляет себестоимость выпущенной продукции. Если остаетсязадел на следующий месяц, расчетным путем определяется стоимость материалов изарплаты с начислениями израсходованных на количество полузаготовок,зарегистрированных в инвентаризационной ведомости. В этом случае кредитовыйоборот - себестоимость готовой продукции - определяется как итог; незавершенноепроизводство на начало периода, плюс, текущие расходы, минус незавершенноепроизводство на конец отчетного периода. Этот расчет выполняется как поотдельным видам продукции, так и в целом по отрасли, цеху или предприятию. Наскладе появляется готовая продукция - конечный продукт производственногопроцесса. Это изделия и продукты, полностью законченные обработкой на данномпредприятии, отвечающие требованиям стандартов и техническим условиям, принятыеотделом технического контроля и сданные на склад готовой продукции. Всяпродукция в сумме затрат по заказу или виду продукции приходуется на складготовой продукции с К-та сч.20 в Д-т сч.43, а работы и услуги - в Д-т 45. Вкачестве первичных документов служат накладные, ведомости выпуска готовойпродукции и др.

10. Аналитический, синтетический учёт затрат производства в сельскомхозяйстве.

Прямые затраты составляютбольшую часть себестоимости изготовленной продукции (работ, услуг). К этимрасходам относятся сырье и материалы; возвратные отходы (вычитаются); покупныеизделия, полуфабрикаты и услуги производственного характера стороннихорганизаций; топливо и энергия на технологические цели; заработная платапроизводственных рабочих; отчисления на социальные нужды от заработной платыпроизводственных рабочих.

Накладные расходывозникают в связи с организацией и обслуживанием производственного процесса иуправлением им и включают общепроизводственные и общехозяйственные расходы.

Общепроизводственные(цеховые) расходы связаны с обслуживанием и управлением производствами в цехахорганизации. Состав и размер общепроизводственных расходов определяются сметамина содержание и эксплуатацию оборудования, управленческих и хозяйственныхрасходов цеха. Составление смет производится по каждому цеху отдельно. Цельпланирования расходов и выделения в фактической себестоимости продукциисамостоятельных калькуляционных статей - постоянный контроль за соблюдениемсмет.

Планирование и учетобщепроизводственных расходов производится по следующей номенклатуре статей:

Амортизацияпроизводственного оборудования и транспортных средств;

Отчисления в ремонтныйфонд или затраты по ремонту производственного оборудования и транспортныхсредств;

Расходы по эксплуатацииоборудования;

Заработная плата иотчисления на социальные нужды рабочих, обслуживающих оборудование;

Расходы на проведениеиспытаний, опытов и исследований;

Охрана труда работниковцеха;

Потери от брака,простоев по внутрипроизводственным причинам и др.

Оформляютсяобщехозяйственные расходы в обычном порядке, т.е. на основании первичныхрасходных документов. Например, расход материальных ценностей оформляетсятребованиями или накладными, амортизационные отчисления - ведомостяминачисления амортизации, расходы на оплату труда - нарядами, ведомостями,табелями и т.д.

Синтетический учетобщепроизводственных расходов ведется на активномсобирательно-распределительном счете 25 «Общепроизводственныерасходы».

На основании первичных документов,подтверждающих факт и сумму произведенных общепроизводственных расходов, насчетах бухгалтерского учета делаются записи:

Д-т сч. 25«Общепроизводственные расходы»,

По окончании месяца суммаобщепроизводственных расходов, учтенная по дебету счета 25, списывается.Списание означает распределение всей суммы общепроизводственных расходов, т.е.закрытие счета.

Общепроизводственныерасходы относятся на себестоимость товарной продукции, т.е. уже законченнойобработкой, и на себестоимость незавершенного производства, оставшегося наконец месяца. Сумма общепроизводственных расходов, приходящаяся насебестоимость товарной продукции, распределяется между себестоимостямиотдельных видов продукции пропорционально сумме основной заработной платыпроизводственных рабочих, прямым затратам материалов и др. При выборе способараспределения общепроизводственных расходов организация исходит из спецификисвоей деятельности, уровня автоматизации учетных работ, квалификации работникови т.д. При распределении общепроизводственных расходов сначала определяетсяотношение общей суммы общепроизводственных расходов по цеху к общей сумме,например заработной платы производственных рабочих по цеху. Затем найденныйпроцент умножается на сумму основной заработной платы производственных рабочих,учтенную по каждому виду продукции цеха. В итоге получается доляобщепроизводственных расходов, приходящаяся на этот вид продукции.

На основании такогорасчета по распределению общепроизводственных расходов, оформленногобухгалтерской справкой, на счетах делается следующая запись:

Д-т сч. 20 «Основноепроизводство» (зерно) Д-т сч. 20 «Основное производство»(молоко) и т.д., К-т сч. 25 «Общепроизводственные расходы».

Следующий вид накладныхрасходов - общехозяйственные расходы, которые связаны с управлением иобслуживанием организации в целом. Состав и размер этих расходов определяетсясметой.

Планирование и учетобщехозяйственных расходов ведется по следующей номенклатуре статей:

Расходы на служебныекомандировки аппарата управления;

Представительскиерасходы, связанные с деятельностью организации;

Канцелярские ипочтово-телеграфные расходы;

Амортизация основныхсредств общехозяйственного назначения;

Отчисления в ремонтныйфонд или затраты на текущий ремонт зданий, сооружений и инвентаряобщехозяйственного назначения;

Расходы на содержаниезданий, сооружений и инвентаря общехозяйственного назначения;

Затраты на проведениеиспытаний, опытов, исследований, содержание общехозяйственных лабораторий;

Расходы на охрану трудаработников организации;

Подготовка ипереподготовка кадров;

Обязательныеотчисления, налоги и сборы;

Непроизводительныеобщехозяйственные расходы и пр.

Синтетический учетобщехозяйственных расходов ведется на активном собирательно-распределительномсчете 26 «Общехозяйственные расходы», а аналитический - на счете 26«Общехозяйственные расходы» по статьям сметы в отдельной ведомости.

Все фактические затратысобираются и отражаются записями:

Д-т сч. 26«Общехозяйственные расходы»,

К-т сч. 02«Амортизация основных средств», 10 «Материалы», 60«Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 70 «Расчеты сперсоналом по оплате труда», 69 «Расчеты по социальному страхованию иобеспечению» и т.д.

В конце каждого месяцапроизводится списание общехозяйственных расходов. Распределяютсяобщехозяйственные расходы между готовой продукцией и незавершеннымпроизводством, оставшимся на конец отчетного месяца. Затем затраты,приходящиеся на готовую продукцию, распределяются между отдельными ее видамипропорционально выбранной базе или способу списания. Списание этих расходовможет производиться двумя способами:

1) включением в затратына производство конкретных видов продукции путем распределения, аналогичногораспределению общепроизводственных расходов. На счетах бухгалтерского учета приэтом делаются следующие записи:

Д-т сч. 20 «Основноепроизводство» (зерно)

Д-т сч. 20 «Основноепроизводство» (молоко) и т.д.,

Базой распределенияобщехозяйственных расходов могут выступать: основная заработная платапроизводственных рабочих; затраты сырья и материалов и т.д.;

2) списаниемобщехозяйственных расходов как условно-постоянных на счет «Продажи»путем распределения между видами реализуемой продукции:

Д-т сч. 90«Продажи» (зерно)

Д-т сч. 90«Продажи» (молоко) и т.д.,

К-т сч. 26«Общехозяйственные расходы».

Фактические данные послеучета и распределения накладных расходов заносятся в ведомость сводного учетазатрат на производство продукции (работ, услуг).

Такимобразом, в конце отчетного месяца после распределения накладных расходов и ихсписания счета 25 «Общепроизводственные расходы» и 26«Общехозяйственные расходы» закрываются и остатков на конец месяца неимеют.

11. Учёт производственных потерь в сельском хозяйстве.

Для обобщения информациио потерях от брака в производстве предназначен счет 28 «Брак впроизводстве». Браком в производстве считают продукцию, которая несоответствует стандартам, техническим условиям, строительным нормам (правилам)и не может быть использована по своему прямому назначению без дополнительныхзатрат на их исправление.

В зависимости отхарактера дефектов, установленных при проведении технической приемки, бракделится на исправимый и неисправимый (окончательный). Исправимым бракомсчитаются продукция, изделия, полуфабрикаты, детали, узлы и работы, исправление(доработка) которых для использования по прямому назначению технически возможнои экономически целесообразно. Окончательным браком считаются продукция,изделия, полуфабрикаты, детали, узлы и работы, исправление которых техническиневозможно или экономически нецелесообразно. К браку относят также затраты поремонту проданной (переданной) с гарантией продукции (отремонтированных машин иоборудования) в период гарантийного срока.

На дебете счета 28«Брак в производстве» накапливают все затраты по выявленномувнутреннему и внешнему браку, т.е. стоимость неисправимого (окончательного)брака, расходы по исправлению брака и другие расходы, а также затраты нагарантийный ремонт. По кредиту счета проводят суммы, относимые на уменьшениепотерь по браку, и суммы, списываемые на затраты производства как потери отбрака.

К суммам, уменьшающимпотери по браку, относят стоимость забракованной продукции по цене возможногоиспользования; суммы, фактически удержанные с виновников брака, и суммы,фактически взысканные или присужденные арбитражем (судом) с поставщиков запоставку недоброкачественной продукции, сырья, материалов или полуфабрикатов, врезультате использования которых допущен брак.

В случае есливозвращенную продукцию исправляют, то ее включают в объем товарной иреализованной продукции в обычном порядке.

Потери от брака списываютежемесячно на затраты соответствующего вида производства и включают всебестоимость тех работ (услуг), по которым обнаружен брак.

Потери от внешнего брака,относящиеся к продукции (работ), выработанной в прошлом отчетном периоде,списывают на себестоимость аналогичной продукции (работ), выработанной втекущем отчетном периоде. Если в отчетном периоде аналогичной продукции (работ)изготовлено не было, то потери от внешнего брака распределяют между всейвыпущенной продукцией (работами) по методу, установленному для распределенияобщехозяйственных расходов.

Отнесение потерь от бракапродукции на стоимость незавершенного производства, как правило, недопускается. Исключение может быть допущено в индивидуальном и мелкосерийномпроизводствах при условии, что указанные потери относят к определенному заказу,не законченному производством.

Потери от брака,выявленные на объектах, сданных в эксплуатацию в прошлые годы, относят на счет91 «Прочие доходы и расходы» как убытки по операциям прошлых лет,выявленные в отчетном году.

Аналитическийучет по счету 28 «Брак в производстве» ведется по отдельнымподразделениям организации, видам продукции, статьям затрат, причинам ивиновникам брака.

Когда пора сказать “пора”

Бытует мнение, что управленческий учет – штука непомерно сложная и потому доступная и необходимая только крупным компаниям. Действительно, “по-настоящему” такие системы внедряют не более 10% предприятий. Но даже владелец небольшой сети ларьков в какой-то момент может обнаружить, что записывать данные о продажах в тетрадку уже недостаточно. Московский предприниматель Дмитрий Новгородцев, торгующий парфюмерией и косметикой, столкнулся с этой проблемой воочию.

– В каждом из наших ларьков – более тысячи наименований духов, губной помады, кремов и другой мелочевки. Всего “в портфеле” фирмы около 10 тыс. позиций. Пока у нас были всего одна-две точки, работа была построена на доверии: продавец записывал название проданного товара в тетрадку, а потом время от времени отчитывался о продажах. Но когда бизнес начал расти, мы стали каждые две недели проводить в ларьках инвентаризацию, чтобы анализировать ход торговли. И оказалось, что получить достоверные данные почти невозможно, – рассказал в декабрьском номере “СБ” о своих затруднениях Дмитрий Новгородцев.

Такая ситуация типична для любого вида бизнеса. Кустарная учетно-финансовая технология тормозит развитие любого предприятия. Ведь если товаров или торговых точек становится много, приходится тратить уйму времени на инвентаризацию. Кроме того, при такой системе нельзя оперативно анализировать то, как меняется спрос на отдельные товары. А это, в конечном счете, сказывается на прибыли.

Выход один – наладить управленческий учет по всем правилам.

Три кита эффективного учета

Дмитрий Новгородцев, почувствовав необходимость перемен, решил установить в ларьках компьютеры, чтобы сканировать штрих-код на упаковке товаров и таким образом автоматизировать контроль за ходом продаж. Но достаточно ли одного этого, чтобы считать внедрение управленческого учета законченным? Нет. Чтобы действительно эффективно управлять предприятием, необходимо оперативно получать информацию по трем позициям, а именно: себестоимость товаров, ассортимент товаров и движение денежных средств.

Эти три раздела управленческого учета тесно связаны друг с другом, между ними постоянно происходит информационный обмен. Если вы будете вести учет только по одному из направлений, то вы никогда не увидите объективную и, главное, целостную картину. Скажем, какой прок от того, что вы составите только финансовый отчет о продажах? Глядя в него, вы все равно не увидите, как изменялся спрос на конкретные товары и какое их количество было продано.

Основа управленческого учета – структурированная информация, собираемая и анализируемая в мониторинговом режиме. Хорошо известно, что поиск и анализ данных – одна из прямых обязанностей службы маркетинга. Но очень часто маркетологи ограничиваются сбором только внешней информации – о конкурентной среде, ценах на отраслевом рынке и т. д. Цель управленческого учета – так называемый внутренний маркетинг, подразумевающий кропотливую работу по изучению самого предприятия. С его помощью можно составить полную картину финансово-экономического состояния компании в любой момент времени, выяснить запас ее прочности, определить потенциал и перспективы развития.

Управленческий учёт внедряется именно для повышения эффективности управления предприятием, а не для отчёта перед контролирующими инстанциями, например налоговой инспекцией. Это принципиальное отличие (см. таблицу). Поэтому нельзя поручать вести управленческий учёт бухгалтерии. Эту работу должен возглавлять планово-экономический отдел или финансовый директор компании.

Управление ассортиментом

Рынок или процессы внутри предприятия постоянно находятся в движении. Изменяется спрос на продукцию, темпы производства, уровень издержек, производительность оборудования. И каждая из этих ситуаций требует своего набора решений.

Под влиянием этих изменений компания может столкнуться с затовариванием сырьем и товарами.

Скажем, готовой продукции на складе может не хватить всем, кто желает ее купить. И тогда клиенты пойдут к вашим конкурентам. А если перебои с поставками в вашей фирме будут повторяться регулярно, то многие из них распрощаются с вами навсегда.

Другая крайность – затоваривание сырьем или продукцией. “Замороженные” таким образом средства не участвуют в обороте и не приносят дохода.

• Сколько и когда закупать и производить?
• Как в условиях постоянного дефицита средств лучше их распределять?

Ответить на эти вопросы и не допустить перекосов позволяет внедрение системы учета ассортимента.

Управление ассортиментом предусматривает решение двух задач.

Во-первых, это стратегическое планирование. Ведь для любой компании важно эффективно распределить средства с учетом изменений и возможностей рынка и возможностей предприятия.

Во-вторых, это текущее управление. В ходе текущего управления необходимо вести постоянное наблюдение за ассортиментом. И в случае необходимости проводить коррекцию своих планов, учитывая складывающуюся ситуацию и то, как она может измениться в ближайшее время.

Для управления ассортиментом необходимо разработать свой собственный классификатор товаров. Это особенно важно для пред-приятий, ассортиментный перечень которых насчитывает сотни и тысячи наименований. В процессе классификации можно разделить товары на взаимозаменяемые и невзаимозаменяемые.

В каждом разделе классификатора не должно быть слишком много позиций, скажем, более десяти. Иначе будет очень трудно анализировать информацию. Кроме этого, необходимо учитывать, что объемы продаж по позициям каждого раздела классификатора должны быть сопоставимы. К примеру, при сравнении оборота в 4000 рублей с оборотом в 7 млн. рублей предпочтение, скорее всего, будет отдано производству или продаже второго товара. Это может привести к исключению первого товара из ассортимента, что окажется стратегической ошибкой. Так как в нем, возможно, нуждаются постоянные клиенты, которыми компания очень дорожит.

На основе собранной и проанализированной информации можно составить планы продаж и необходимых закупок на любой период времени.

Управление затратами и себестоимостью

Владелец любой компании стремится к наибольшей прибыли. Один из путей для достижения этой цели – постоянно выявлять и сокращать издержки. Однако на основе бухгалтерской информации работать над со-кращением издержек практически невозможно. Ведь бухгалтерский учет регистрирует все произведенные траты по факту.

Например, на складе предприятия хранится продукция. В бухгалтерском понимании после того, как товар был произведен, его себестоимость остаётся без изменений. То, что надо оплачивать склад, где он лежит, не учитывается. Не берется в расчет и зар-плата, которую получают кладовщики и работники отдела сбыта, реализующие этот товар. И наконец, если сырье для производства товара было закуплено в кредит, то, пока он не продан и не произведен расчет с кредитором, по кредитной сделке набегают проценты.

Все эти дополнительные расходы в бухгалтерских документах не учитываются. Их показывает только управленческий учет. Ведь он определяет себестоимость каждого товара не в целях налогообложения, а для того, чтобы менеджеры имели полную информацию о затратах и могли управлять ими.

Для эффективного управления за-тратами необходимо разработать логичную схему расчета себестоимости, в которой учитываются все детали. Затем требуется создать “дерево” затрат (на разных предприятиях, в зависимости от специфики отрасли и продукции, оно будет иметь разную “крону”). При этом затраты необходимо классифицировать так, чтобы их было удобно сравнивать между собой. Ведь если на одном уровне такого “дерева” типов затрат слишком много и они различаются между собой в десятки раз по абсолютным величинам, то учет будет неэффективным.

Основой динамического метода расчета себестоимости, то есть ее изменений во времени, является классификация процесса по этапам: снабжение, производство и реализация продукции. Базовая себестоимость товара включает в себя стоимость сырья, полуфабрикатов, возможные акцизы и таможенные налоги на сырье и некоторые другие расходы. В ходе производства прибавляются производственные расходы. Затем себестоимость растет в процессе реализации продукции. А после продажи появляются еще и дополнительные затраты – например, налоги.

Если представить процесс формирования себестоимости таким образом, появляется возможность принять меры, чтобы снизить затраты на каждом этапе этого цикла. Хорошо работающая система управленческого учета позволяет руководителю в любой момент времени знать, как меняется себестоимость по любой товарной позиции, по группе наименований товаров или по всей продукции.

Проанализировав, из каких затрат складывается себестоимость товара на каждом уровне, можно определить, как сильно снижаются накладные расходы, как изменяется разница между ними и маржинальной прибылью. Маржинальная прибыль – это разница между отпускной ценой и переменными издержками. В итоге с помощью управленческого учета можно сделать вывод об эффективности производства в целом и по отдельным его направлениям.

Финансовая структура компании

Внедряя управленческий учет, важно распределить все денежные средства между структурными подразделениями, которые будут отвечать за их движение. Эти подразделения называют центрами финансовой ответственности (ЦФО). Каждый центр (см. схему) имеет свой бюджет, а его менеджеры – возможность самостоятельно принимать решения в рамках бюджета. Такая децентрализация управления финансами повышает оперативность работы отдельных подразделений и компании в целом. И кроме того, это помогает добиться “прозрачности” бизнеса: руководителям предприятия становится легче контролировать его отдельные участки и видеть все источники возникновения доходов и расходов.

Для каждого ЦФО определяется свой плановый бюджет доходов и расходов. А затем оценивается эффективность их работы путем сравнения плановых и фактических показателей.

Почему разделение компании на ЦФО хорошо работает на практике? Во-первых, линейные менеджеры имеют больше информации о положении дел в своем подразделении и поэтому способны принимать более адекватные “сиюминутные” решения, чем руководитель компании. Во-вторых, у сотрудников повышается заинтересованность в результатах своего труда, они становятся более инициативными. Но самое главное, что топ-менеджмент освобождается от необходимости ежедневно решать мелкие вопросы и может сосредоточиться на стратегических задачах.

Впрочем, у децентрализации управления есть и недостатки. Например, руководитель подразделения может принять решение, которое соответствует целям его ЦФО, но не учитывает цели всего пред-приятия. Кроме того, линейные менеджеры могут невнимательно относиться к деятельности других подразделений и даже тормозить их работу.

Как устранить эти недостатки? Для этого в компании должна быть создана сбалансированная система показателей. Необходимо в цифрах описать общие стратегические цели, которые перед ней стоят (например, увеличить за год продажи в два раза) и составить план действий по достижению заданных ориентиров, которым будут руководствоваться все подразделения.

Вести бизнес вслепую невозможно. Важно знать, какая продукция лучше расходится, во сколько обходится ее выпуск, какой доход приносит ее продажа. Эту информацию фиксируют все фирмы без исключения. Одни – в обычных школьных тетрадях, другие – в таблицах на базе компьютерной программы типа Excel. Третьи идут дальше и внедряют системы управленческого учета, позволяющие автоматизировать сбор данных и в любой момент получить целостную картину деятельности предприятия в цифрах. Каким должен быть учет “по всем правилам” и с чего начинать его построение?

Этапы внедрения

Приступая к внедрению управленческого учета, первым делом необходимо определить, кто возглавит эту работу. Наиболее целесообразно поручить ее финансовому директору компании. Он должен будет выполнить три задачи:

• Разработать динамический метод расчета себестоимости и в дальнейшем применять его на практике.
• Разработать систему классификации ассортимента и подсчета затрат. Эта задача потребует провести инспектирование всех производственных подразделений предприятия, чтобы изучить механизмы образования затрат на каждом участке, оценить их целесообразность и обоснованность.
• Создать компьютерную систему учета и анализа данных о деятельности предприятия (програм-мное обеспечение и рабочую модель учетных форм в Exel).

Однако владельцу бизнеса или топ-менеджеру, с головой погруженному в повседневные дела предприятия и опутанному сложными нитями межличностных связей, будет довольно трудно объективно оценить ситуацию. Очень важен квалифицированный взгляд со стороны. Да и не в каждой компании есть специалисты, которые могут выполнить весь сложный комплекс работ, связанных с постановкой управленческого учета. Поэтому если ваша фирма намерена решить эту проблему действительно эффективно, не стоит изобретать велосипед. Лучше всего пригласить профессиональных консультантов. Благо в крупных городах сейчас немало консалтинговых компаний, которые предлагают свои услуги.

Во сколько обойдется их помощь? Все зависит от масштаба бизнеса и сложности задачи. Внедрение “под ключ” сложной ERP-системы на крупном промышленном предприятии может стоить до $1 млн. Постановка управленческого учета в торгово-производственной фирме, совершающей в месяц 2000-3000 учетных проводок, в условиях Москвы даже “по знакомству” будет стоить не менее $7-12 тыс., а обычно – еще дороже. Но, во-первых, для выполнения такого заказа потребуется как минимум два человека – финансист и программист. Во-вторых, они в течение полугода будут ходить в вашу фирму как к себе на работу.

Самый дешевый вариант – попросить консультанта за $2-3 тыс. обучить вашего финансового директора принципам управленческого учета и разработать учетные формы в Eхсеl для нужд вашей фирмы. Но тогда всю остальную работу финдиректору придется делать самому. А для этого он должен как минимум быть неплохим программистом.

В любом случае при принятии решения о приглашении консультантов нужно руководствоваться здравым смыслом. Если, потратив $15 тыс., вы обеспечили финансовую прозрачность своего бизнеса и привлекли иностранного инвестора, который вложил в него $4 млн., то такую сделку можно назвать суперудачной.

Изучение деятельности подразделений, которым сопровождается внедрение управленческого учета, обычно приносит немало открытий. Выясняется, что одни отделы дублируют другие, а другие важные направления работы провисают в воздухе. Поэтому нужно быть готовыми и к тому, что придется менять организационную структуру компании. Она должна стать более рациональной, экономичной. Возможно, появятся новые подразделения, на-пример отдел маркетинга. А некоторые отделы решено будет слить.

После проведения первичной диагностики, анализа ситуации на предприятии разрабатывается механизм сбора информации и проводится обучение сотрудников, ведущих учет хозяйственной деятельности. И таким образом создается база данных, которая позволяет регулярно делать расчеты.

Цифры, показывающие положение дел в компании, в первое время можно рассчитывать ежемесячно. Но в идеале руководитель предприятия в любой момент должен видеть текущее состояние всей его экономики. Поэтому в дальнейшем нужно стремиться к тому, чтобы информация обновлялась еженедельно. При этом не важно, как она будет выглядеть. Это каждая компания решает для себя в соответствии с внутрифирменными стандартами. Главное, чтобы полученные данные было удобно использовать для принятия управленческих решений.

ЧЕМ УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ ОТЛИЧАЕТСЯ ОТ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Критерии	Управленческий учет	Бухгалтерский учет
Потребители информации	Руководители компании	Государственные органы, партнеры по бизнесу
Свобода выбора	Полная свобода в определении схемы учета	Учет организуется строго в рамках инструкций и положений
Количество учетных систем, используемых на практике	Целесообразно использовать только одну систему	Как правило, ведется двойная бухгалтерия
Измерители	Любая удобная единица	Рубли и натуральные единицы
Группировка затрат	По “дереву” затрат	По статьям
Основной объект учета	Предприятие и его подразделения	Предприятие в целом
Точность показателей	Допускается использование приблизительных величин	Требуется абсолютная точность
Обязательность ведения	По мере необходимости	Ведение обязательно

ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ АССОРТИМЕНТОМ

• Динамику цены на товар.
• Динамику продаж товара.
• Динамику складских запасов.
• Динамику средневзвешенной закупочной цены сырья.
• Динамику себестоимости.
• Динамику прибыли (как бухгалтерской, так и экономической).
• Средневзвешенный срок оборачиваемости продукции.
• Динамику доли данного товара в обороте группы товаров.

ОШИБКИ ПРИ ВНЕДРЕНИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

• Отсутствие четких стратегических целей.
• Неверное определение задач.
• Отсутствие в компании единой нормативной базы и единой терминологии.
• Неправильное распределение ролей между сотрудниками, ответственными за внедрение управленческого учета.
• Отсутствие четкого механизма взаимодействия между центрами финансовой ответственности.
• Нереалистичные цели и сроки.
• Отсутствие механизмов контроля.
• Отсутствие механизма получения точной и своевременной информации.
• Фальсификация данных.

ТИПЫ ЦЕНТРОВ ФИНАНСОВОЙ ОТВЕСТВЕННОСТИ

Центр прибыли

Подразделение, зарабатывающее прибыль. Его руководитель отвечает как за расходы, так и за доходы, и все эти операции отражаются в управленческом учете. Таким подразделением может быть любая производственная структура или торговая структура, действующая по принципу самоокупаемости.

Центр инноваций и инвестиций

Подразделение, развивающее новые направления бизнеса или реализующее инновационные проекты. Обычно оно не является самоокупаемым, компания финансирует его из общего бюджета.

Центр затрат

Подразделение, обслуживающее другие ЦФО. Финансируется за счет центров прибыли. Часто выделяют центры нормативных затрат (например, производственные цеха) и управленческих затрат (например, бухгалтерия, административный отдел, служба безопасности).

Центр доходов

Подразделение, руководитель которого отвечает только за получение доходов предприятия. То есть имеет возможность контролировать цены и объемы продаж. Например, отдел сбыта.

УЧЕТНЫЙ ТРУД – НА ПЛЕЧИ КОМПЬЮТЕРОВ

Собирать и обрабатывать информацию совсем небольшая фирма может даже вручную. Но это занятие трудоемкое и малоэффективное. Индустрия современного инфобизнеса предлагает широкий выбор специальных программ, позволяющих оперативно вводить в память ПК данные о движении товаров и денежных средств

Наиболее известная компьютерная система, которую используют для управленческого учета крупные компании во всем мире, – ERP (Enterprise Resource Planning – планирование корпоративных ресурсов). Но средняя составная стоимость ERP (в нее входят компьютерное оборудование, программное обеспечение, профессиональные услуги консультантов по установке, расходы на подготовку и обучение кадров) составляет $15 млн. По этой причине малым и средним компаниям ERP недоступны.

Однако есть и более дешевые решения. Идеи ERP-систем использует российская программа Treelogy. Ее локальная версия стоит от $200, а одно клиентское место сетевой версии – от $950.

Стандартная система от питерского производителя “Бизнес-Про” на три рабочих места, позволяющая вести оперативный учет, обойдется в $960 за одно рабочее место, а система для финансового учета – в $320.

Для оперативного и управленческого учета в малом и среднем бизнесе хорошо подходит комплексная система автоматизации “Ирбис (Идеальное Решение для Бизнеса + Информационные Системы) Предприятие”, разработанная украинской компанией SoftIrbus Company. Программа самой простой конфигурации стоит от $300. “Ирбис Предприятие” является решением, которое автоматизирует учёт товаров, услуг и финансов. При этом оно позволяет провести достаточно глубокий анализ финансового состояния предприятия. Также интересным представляется ещё один продукт от этого производителя – “SIRED” (SoftIrbis Real Decision – Реальное Решение СофтИрбиса).

В любом случае выбирать систему автоматизации управленческого учета надо в зависимости от масштабов бизнеса, вида и специфики деятельности предприятия. Стоимость получения информации не должна превышать эффект от её использования. Поэтому при выборе программных продуктов для автоматизации учета в организации обязательно нужно советоваться со специалистами.

01.11.2014 02:29

Определение управленческого учета (далее УУ) можно найти в любой книге, в Википедии, на разных сайтах и т.п. Если не говорить много слов, то УУ - это подготовка информации для принятия управленческих решений. В некоторых компаниях под термином «управленческий учет» понимается некая информация, не отраженная в официальном бухгалтерском учете, т.е. такой параллельный и более полный учет. В этой статье мы не будем акцентироваться на эту специфику бизнеса, рассмотрим УУ в общем виде.

Итак - для принятия управленческих решений. Это определение настолько многогранно и необъятно, насколько безграничен сам учет. В него может входить абсолютно всё, что угодно. Любая информация, которая каким-либо образом помогает в принятии решений - есть УУ. Поэтому мы предлагаем разделить всё это необъятное пространство хотя бы на две части:

1) финансовый управленческий учет : отчет о прибылях и убытках (Profit and Loss - PL), отчет о движении денежных средств (Cash Flow - CF), управленческий баланс (Balance Sheet - BS), отчет о доходах, о расходах, об инвестициях, и т.п. - всё, что выражается в денежном измерении. Здесь не будем отвлекаться на особенностях и отличиях между этими отчетами, посвятим этому одну из следующих статей .

2) Управленческий отчет для бизнеса (бизнес-аналитика ): производственный отчет, количество абонентов, о продажах, о клиентах, и т.п. - это всё, что можно выразить в натуральных показателях, что относится к производству, продажам, взаимодействию с клиентами - та самая безграничная и сугубо индивидуальная составляющая учета.

Очевидно, эти два вида учета значительно отличаются. Не только тем, что в них содержится, но и назначением использования, выводами, источниками информации - очень многим. Часто компании ограничиваются только финансовым учетом, иногда наоборот. Однако целостную картину о бизнесе можно сформировать только анализируя все составляющие информации.

Как следствие отличий в этих двух видах учета, многие компании назначают разных ответственных за подготовку отчетов. Например, PL и CF делают финансисты, а отчет о структуре продаж - коммерсанты. В этом есть логика (да, лучше других владеют информацией профильные подразделения), но на наш взгляд целесообразней организовать так, чтоб ответственным за выпуск всей отчетности был финансовый блок. Даже бизнес-аналитику пусть делают они, используя данные профильных служб, как первичную информацию. Так руководство получит дополнительный контроль и сможет добиться большей достоверности отчетности. К тому же, финансисты смогут более системно и независимо провести анализ и сделать выводы.

Важным аспектом организации системы управленческого учета является его автоматизация: формирование первичной информации, хранение, обработка и расчеты, уровни доступа, формирование результатов. При современных объемах информации без автоматизации уже просто невозможно. Есть много специализированных программных продуктов, но ввиду своей дороговизны они доступны лишь немногим фирмам. Большинство, в основном малый и средний бизнес, строят управленческий учет общедоступными и подручными средствами: 1С, Excel. Используются также самописные программы, индивидуально настроенные под бизнес - полезный инструмент формирования первичной бизнес-информации. Но в любом случае, использование программных средств для УУ - это уже следующий шаг внедрения системы после, собственно, построения самой системы. Т.е. чтобы что-то автоматизировать, нужно знать «что» и сначала это «что» построить и описать. Поэтому в нашей статье не будем углубляться в обзор средств автоматизации, отметили её важность - переходим к пошаговому плану организации управленческого учета.

Следует отметить, что построение финансового УУ (PL, CF и т.п.) сильно отличается от бизнес-аналитики в части трудоемкости, задействованных участников и бизнес-процессов, глубины проработки и способах сбора информации. Но в технологии построения они примерно одинаковы: нужно выполнить примерно похожие шаги. Поэтому в нашей инструкции по организации управленческого учета мы будем говорить об УУ в целом.

1. Определить цели. Нужно понять, что хотим, что руководству необходимо для принятия решений. Выяснить концептуально, какие направление необходимо анализировать, какого радо отчеты нужно готовить. Т.е. укрупнено понять направление и состав будущей системы.
2. Выяснить концептуальный состав системы УУ. Конечно, заранее никто не скажет, что нужно для принятия какого-то решения в будущем. Тем не менее: во-первых, нужно отчетами охватить максимум текущих вопросов; во-вторых, спрогнозировать будущие потребности; в-третьих, уже начинать продумывать систему такой, чтоб она была подстраиваемой под возможные будущие задачи и вызовы.
3. Определить степень детализации информации. С одной стороны, хочется видеть всё и в разных разрезах. С другой стороны, она должна быть ясной и лаконичной, четко давать ответ на задаваемые вопросы. Не нужно допускать «замусоривания» отчетов, когда за массивом мелких цифр не видно основных действительно важных моментов.
4. Выявить источники информации. Во-первых, проанализировать первичную информацию, которая уже есть (это не только бухгалтерские данные, но и первичка производств, биллинга, обслуживания клиентов и т.д.), и как её можно использовать. Во-вторых, начать сбор и подготовку данных, которых уже очевидно, что не хватает, а их нет.
5. Закрепить участников и ответственных. Т.е.: а) кто готовит первичную информацию, б) кто её обрабатывает, в) кто хранит, г) кто формирует промежуточные отчеты, д) кто готовит итоговые отчеты, е) кто ответственный за весь процесс и кто за его составляющие.
6. Определившись с концептуальным этапом, переходим к более детальной проработке системы, основываясь на заданных целях и имеющейся первичной информации.
7. Разработать иерархию отчетов - что из чего вытекает и за чем следует, где первичная, промежуточная и основная отчетность. Это важный этап работы, позволяющий понять целостность системы отчетов и взаимосвязь между ними. А также дающий почву для дальнейшего построения расчетных алгоритмов. Даже если компания решила ограничиться только подготовкой PL, то это совсем не значит, что иерархии нет и она не нужна. Под каждый показатель в PL можно и нужно дать свою расшифровку в виде отдельного отчета, который будет вспомогательным для PL и основным, когда его информация понадобится.
8. Для каждого отчета, особенно для итоговых, продумать и прописать их структуру. Т.е. из каких показателей они состоят, какие рассчитываются. На этом шаге необходимо обеспечить необходимость и достаточность информации, подготовить почву для ответов на максимум возможных отчетов.
9. Необходимо помнить и о таком аспекте, как представление отчетов внешним пользователям. Одно дело - собственники и руководство фирмы, для которых готовится максимально полно и открыто. Другое - внешние потребители (банки, партнеры, инвесторы и т.п.), им не обязательно знать все тайны. Поэтому нужно сразу продумать и подготовить комплект отчетов для внешних нужд.
10. Разработать алгоритмы расчета показателей и составить формулы их расчета. Это, пожалуй, самый трудоемкий и интеллектуально насыщенный шаг. Здесь необходимо наполнить содержанием тот костяк системы, над которым думали и который создавали на предыдущих шагах. Для каждого вида информации, будь то первичная или промежуточная, особенно итоговая, важно аккуратно провести расчет всех требуемых показателей - так как именно по ним будет приниматься решение. Цена ошибки на этом шаге велика, необходимо тщательно проверять и тестировать все полученные алгоритмы и формулы.
11. Создание Учетной политики управленческого учета. Очень важный документ! Описываются принципы системы, используемые методы, разработанные алгоритмы и формулы расчета показателей. Т.е. дается ответ на вопрос «как это считается». Это рабочий документ, к которому регулярно приходится обращаться, когда возникают методологические вопросы, необходимость обеспечить преемственность работы.
12. Разработать регламенты взаимодействия. В них нужно отразить сроки, последовательность подготовки и передачи информации, состав передаваемых данных, процедуры согласования и т.п. Это рабочий документ, в котором подробно и четко должно быть описано «кто» «что» и «как» делает. Описывается процесс. Чтобы каждый участник мог его открыть, найти свою часть и понять свою роль. При написании регламентов особое внимание следует уделить защите информации - распределить информационные потоки так, чтоб они были доступны только кому это требуется.
13. Тестирование и корректировки. Важно не только разработать систему, но и минимизировать ошибки в ней. Которые могут быть смысловые (т.е. что-то не так продумано и плохо работает в системе) и расчетные (не правильный алгоритм, ошибка в формуле и т.п.). Ошибки могут, и даже скорее всего, будут проявляться в течение первых периодов эксплуатации системы, их нужно будет регулярно исправлять. Но это уже будут не явные и не особо важные ошибки. Основную же их часть нужно ликвидировать путем тестирования. Правильно это делать на реальных данных, подготовив реальные отчеты за выбранный тестовый период. И тут же внести необходимые корректировки в систему.
14. Внедрение. Достаточно выпустить приказ о запуске системы в эксплуатацию и назначить ответственных за её контролем.
15. Развитие системы. Одним из ключевых шагов развития - это автоматизация. Необходимо выбрать средство автоматизации, подобрать исполнителей, и обязательно техническое задание на автоматизацию. Также изменению будет регулярно подвергаться и системная часть. Компания растёт, появляются новые продукты, новые направления бизнеса - это должно гармонично включаться в действующую систему, развивая её.

В заключении хотелось бы отметить, что процесс создания системы управленческого учета достаточно проработан на практике и не составляет труда найти массу литературы о построении учета. Сложность именно в реализации - процесс сложный и трудоемкий, требующий концентрации внимания, вовлечения кадровых ресурсов и занятия большого количества времени. Хорошо, если у компании есть возможность организовать УУ своими силами, без ущерба для текущего управления бизнесом. Однако часто без внешних консультантов это вопрос не решить.

Светлана Патеха

Справочники являются важнейшей частью любой учетной системы компании (это может быть и Excel, и 1С, и любая другая программа). Очень важно правильно структурировать и организовать свои справочники, т.к. это будет являться базой для формирования управленческой отчетности, а также будет способствовать контролю и наиболее эффективному использованию складских запасов, оптимизации системы закупок, учету и контролю запасов по всей логистической цепочке и т.п.

По статистике для малого и среднего бизнеса наиболее значимые справочники насчитывают сотни и тысячи позиций каждый, для крупных компаний нефтегазового сектора размеры справочников материалов составляют от 100 до 250 тыс. позиций, а по контрагентам - от 3 до 12 тыс. записей.

Значимость данной темы можно показать на следующем историческом примере:

В конце второй мировой войны президент США Рузвельт поставил задачу разобраться в причинах проблем с поставками запчастей на фронт. Проведя необходимые исследования, американцы пришли к выводу, что запасные части в войска отправлялись в количестве, в несколько раз превышающем потребность в них. При этом запчастей по-прежнему не хватало из-за того, что на складах скапливались одни и те же изделия, но обозначенные по-разному и носившие разные названия. В итоге президент издал директиву о создании единой федеральной системы каталогизации предметов снабжения для государственных нужд, и в первую очередь для нужд обороны и безопасности.

Наиболее важные справочники учетной системы:

Организации - входящие в состав предприятия юридические лица, по которым ведется общий учет и отчетность;

Подразделения - отделы и управления, из которых складывается организационная структура;

Склады – места хранения товарно-материальных ценностей;

Статьи затрат;

Статьи движения денежных средств;

Номенклатура - товарно-материальные ценности и услуги, используемые в деятельности предприятия;

Контрагенты - совокупность юридических и физических лиц, с которыми взаимодействует предприятие.

Справочники организаций, подразделений, складов, статей затрат и статей движения денежных средств у большинства предприятий сравнительно невелики и не требуют частого редактирования. Справочники номенклатуры и контрагентов – наоборот постоянно дополняются при появлении новых поставщиков и покупателей, материалов и т.п.

Остановимся подробнее, на что нужно обратить внимание при создании различных справочников.

При построении иерархической структуры справочника подразделений верхним ее уровнем лучше всего сделать так называемые территориальные или географические сегменты бизнеса, под которыми, напомним, понимаются организационно различаемые (обособленные) части предприятия или группы компаний, осуществляющие свои операции в отдельных странах или группах стран, внутри определенных географических регионов, выделяемых в зависимости от специфики деятельности данного предприятия. Именно они будут являться основой построения управленческих отчетов по географическим сегментам. На более низком уровне будут находиться более мелкие подразделения - цеха, отделы и т.п.

Справочник статей затрат строится таким образом, чтобы в дальнейшем лечь в основу отчета о прибылях и убытках (или отчета о финансовых результатах), т.е. он должен содержать те статьи, которые будут раскрыты в данном отчете в составе себестоимости реализованной продукции, товаров, услуг, коммерческих и административно-управленческих расходов. Статьи затрат группируются по экономическому содержанию, в укрупненном виде это материальные затраты, затраты на оплату труда, отчисления на социальные нужды, амортизация основных средств, прочие затраты. Но компании хотят видеть структуру своих затрат более детально. Например, для торговой компании в составе коммерческих расходов могут быть выделены следующие статьи:

• Транспортные расходы по доставке до покупателя;
• Расходы, связанные с продажами в сетях:

Листинг;

Ретро-бонус;

Оплата мерчендайзерам;

Оплата торговым представителям;

Оплата выкладок;

Прочие «входные билеты»;

• Маркетинговые расходы:

Акции;

• Заработная плата коммерческой службы;
• Отчисления на социальное страхование;
• ГСМ коммерческих служб;
• Услуги связи коммерческих служб;
• Командировочные расходы коммерческих служб.

Справочник статей движения денежных средств строится таким образом, чтобы в дальнейшем лечь в основу отчета о движении денежных средств, т.е. он должен содержать те статьи, которые будут раскрыты в данном отчете. Например, для торговой компании структура справочника статей движения денежных средств может быть следующая:

Поступления от операционной деятельности:

• поступления от реализации товаров
• поступления от оказания услуг;
• прочие поступления по операционной деятельности.

Выбытия от операционной деятельности:

• поставщикам (подрядчикам) за товары, материалы, работы, услуги;
• на оплату труда работников;
• процентов по кредитам и займам (Прим.1);
• налога на прибыль;
• прочие платежи;

Поступления от инвестиционной деятельности:

• от продажи внеоборотных активов;
• от продажи акций (долей участия) в других организациях;
• от возврата предоставленных займов;
• дивидендов, процентов по долговым финансовым вложениям и аналогичных поступлений от долевого участия в других организациях;
• прочие поступления;

Выбытия по инвестиционной деятельности:

• в связи с приобретением, созданием, модернизацией, реконструкцией внеоборотных активов;
• в связи с приобретением акций (долей участия) в других организациях;
• в связи с предоставление займов другим лицам;
• прочие платежи;

Поступления от финансовой деятельности:

• получение кредитов и займов;
• от выпуска акций, увеличения долей участия;
• прочие поступления;

Выбытия от финансовой деятельности:

• собственникам (участникам) в связи с выкупом у них акций (долей участия) организации или их выходом из состава участников;
• на выплату дивидендов в пользу собственников (участников);
• возврат кредитов и займов;
• прочие платежи.

Прим.1 – выплаты процентов по кредитам и займам могут быть включены как операционную деятельность, так и в финансовую в зависимости от желания компании. Это допускается также и МСФО (IAS 7 «Отчет о движении денежных средств»).

Справочники номенклатуры можно подразделить на справочник продукции, справочник оказываемых услуг, справочник сырья и материалов, справочник приобретаемых услуг, справочник товаров и т.п. Структурируя справочник реализуемых продукции, товаров, услуг следует учитывать так называемую продуктовую сегментацию бизнеса, под которой, напомним, понимается отдельный продукт (услуга) или группы родственных продуктов (услуг), предназначенных для реализации. Если Вы планируете в дальнейшем строить управленческие отчеты по сегментам по группе продукции, товаров или услуг, именно эти группы должны быть вверху иерархической структуры.

И, наконец, справочник контрагенты. Для многих компаний он самый многочисленный. В этом справочнике контрагентов обычно группируют на покупателей, поставщиков, государственные органы (налоговые органы, фонды социального страхования и т.п.), физические лица, банки.

Внутри справочников покупателей и поставщиков контрагентов удобнее всего сгруппировать по тем же признакам, по которым Вы хотите их сгруппировать в управленческих отчетах. Например, Вы имеете сеть региональных представителей, занимающихся продажей Ваших товаров и хотите иметь информацию об уровне дебиторской задолженности покупателей каждого регионального представителя. В этом случае в справочнике Покупатели Вы создаете группы с названием региона, а уже в них записываете конкретных покупателей.

Разработав принципы формирования справочников, следует определить лицо, ответственное за каждый справочник. Вносить информацию в справочник, изменять ее должен только этот ответственный сотрудник, тем самым вы исключите дублирование информации. Например, очень часто встречается, что один тот же покупатель может быть внесен в справочник два и более раз, особенно если он имеет непростое название. В результате в справочнике будет ООО «НПО Прогресс», НПО «Прогресс» ООО, Прогресс НПО и т.д. По всем этим контрагентам могут быть отражены обороты, сальдо взаиморасчетов и т.д., что усложняет анализ расчетов с контрагентом и приводит к различным ошибкам в отчетности. Аналогичные ошибки могут содержаться и в других справочниках. В качестве уникального идентификатора юридического или физического лица контрагента я рекомендую использовать ИНН.

Пользователей учетной системы нужно научить использовать рекомендуемые инструменты поиска элементов справочника и обращаться к ответственному лицу, только если уверены, что нужной позиции нет в справочнике. Потребность в новом элементе справочника отражается в заявке ответственному и описывает все требуемые параметры.

Ответственный сотрудник проверяет, отсутствует ли в справочнике требуемая позиция, в том числе под иным наименованием, и добавляются новые элементы (позиции) справочника.

Таким образом, при создании системы справочников очень важны две вещи: во-первых, формировать структуру справочников нужно во взаимосвязи и после того, как утверждены форматы управленческих отчетов для всех категорий пользователей (напомним, это собственники, инвесторы, топ-менеджмент, линейный менеджмент), во-вторых, за каждым справочником нужно закрепить ответственное лицо.